2015年07月23日

直した方がいい 言葉使い

某サポートなどとメールのやり取りをしていて気になった。

●〜させていただく
 多用しない方がいい。
 これさえ使えば丁寧な文章になるという、安易な気持ちが透けて見える。何とかのひとつ覚えに見える。
 相手の「こうして欲しい」という気持ちに応える場合にのみ使うのがよい。

A「ここのプログラムの挙動がおかしい」
B「それは仕様とさせていただいております」×

●ご了承ください
 理由を書かずにこう言われても納得できない。理由を必ず書くこと。

A「ここのプログラムの挙動がおかしい」
B「それは仕様です。ご了承ください」×

●過度な敬語
 馬鹿にされたような印象を相手に与える。
 上記2つのような定型化された敬語は自分の言葉で語っているように見えないので、多用するほど真摯さに欠ける印象を与える。
 重要なのは相手の望んでいる情報をちゃんと伝えることで、それをせずにいくら言葉使いだけ馬鹿丁寧にしたところで無意味などころか相手を怒らせるだけ。
 真摯さは、表面上の言葉使いよりも態度(文章で何を伝えるか)に表れる。

●実際にあった誤字

いただき宅存じます

 メールでのサポート業務をしているならATOKかGoogle日本語入力くらい入れよう。ATOKならこんな変換はしないだろう。

●漢字は多用しない

現在の所同症状を確認できておらず

「所同症状」が1つの単語に見える。
「現在のところ同症状を〜」とすればましになる。
 あるいは「現在の所、同症状を〜」と読点を入れる。
 漢字とひらがなの書き分けについては明確な指針はないので、信頼できる本の記述を参考にするのが手っ取り早い。
『説得できる文章・表現 200の鉄則』がおすすめ。

●以上です
 不要。文章が終わっているのは見ればわかる。
 口頭でハンバーガーとかを注文するときは、注文がどこで終わりかわからないから「以上です」と言う。

−−

この辺は異論もあるだろうけど、

●ご理解ください
 不要な言葉。相手が理解できる説明をすればそれで十分で、これをつけ加える必要はない。
 お前はわざわざこう言わないと理解しないだろ? と言っているように解釈できるので失礼にあたる。

●オウム返し
 口頭では相手の言うことをちゃんと聞いているというメッセージになるが、文章では逆効果。
 幼児に接しているかのような印象を与えるし、深く考えずにワンパターンで返答しているように見えるので、相手が馬鹿にされたように感じる。例えばここ
「定型文の返事しか返さない」と批判されるのを避けるためにやっているんだろうけど、これも定型に過ぎない。定型文と批判されたくないなら、毎回、自分の頭で考えて書くしかない。
 またオウム返しだけでは話が前に進まないので返答にならない。これも馬鹿にされたような印象を相手に与える。

−−

これはメールではなくフォーラムで、

●お世話になっております
 これも不要。大半の人は別にお世話していません。

posted by 葛 at 23:26 | Comment(0) | 語ってみた
この記事へのコメント
コメントを書く
お名前: [必須入力]

メールアドレス:

ホームページアドレス:

コメント: [必須入力]